Chất lượng dữ liệu của Salesforce là chìa khóa để đưa ra các quyết định kinh doanh. Dữ liệu không chính xác làm nhân viên chậm lại và có tác động tiêu cực đến năng suất của họ, ảnh hưởng đến việc sử dụng của người dùng Salesforce vì người dùng mất lòng tin vào hệ thống. Chất lượng dữ liệu kém cũng có khả năng làm hỏng danh tiếng của bạn khi bạn tiếp cận khách hàng tiềm năng. Nói chung, dữ liệu xấu dẫn đến mất doanh thu cho doanh nghiệp của bạn.
Bài viết này đề cập đến 5 tính năng nhằm nâng cao chất lượng dữ liệu và các tính năng của Salesforce mà bạn có thể tận dụng để đảm bảo cơ sở dữ liệu của mình là đáng tin cậy.
1. Tính đầy đủ của dữ liệu
– Một hồ sơ Salesforce có giá trị phải chứa một lượng thông tin tối thiểu, theo giai đoạn của quy trình kinh doanh, ví dụ: tài khoản khách hàng phải có địa chỉ email. Để tìm hiểu xem các trường chính đã được điền hay chưa, bạn có thể sử dụng các báo cáo của Salesforce. Tuy nhiên, cũng có những ứng dụng trên AppExchange like RingLead Field Trip mà bạn có thể cài đặt để đo lường mức độ đầy đủ của dữ liệu trong tổ chức của mình.
– Khi bạn truy xuất phần trăm ô trống cho mỗi trường, bạn có thể thấy rằng một số trường trong tổ chức của bạn hầu như không được điền vào. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu suy nghĩ về cách đảm bảo người dùng điền vào, bạn nên kiểm tra lý do tại sao từng trường được tạo và xem xét nếu chúng vẫn còn phù hợp. Những trường không cần thiết thì nên loại bỏ.
– Có một số điều bạn có thể làm để tránh dữ liệu không đầy đủ trong tổ chức của bạn và các quy tắc xác thực là một trong số đó. Việc thực thi một số quy tắc này có thể giúp ngăn người dùng nhập dữ liệu trùng lặp hoặc sai, bỏ qua một bước nhất định hoặc không điền thông tin được yêu cầu. Việc tạo các trường bắt buộc cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng các bản ghi mới được tạo chứa số lượng thuộc tính tối thiểu cần thiết để một bản ghi cơ sở dữ liệu có ý nghĩa.
2. Tính nhất quán của dữ liệu
– Dữ liệu nhất quán khi các giá trị bản ghi là một đối sánh bổ sung và cũng như khi dữ liệu khớp trên các đối tượng khác nhau. Ví dụ: sự kết hợp giữa quốc gia và tiểu bang phải hợp lệ trong một bản ghi nhất định, đơn vị tiền tệ thường phải nhất quán trên các bản ghi liên quan và ngày kết thúc hoạt động phải luôn sau ngày bắt đầu.
– Để đảm bảo rằng dữ liệu Salesforce của bạn nhất quán, bạn có thể sử dụng báo cáo để so sánh các giá trị được sử dụng cho các trường nhất định như đơn vị tiền tệ, tiểu bang hoặc quốc gia. Bạn cũng có thể sử dụng các quy tắc xác thực để thực thi một số logic nhất định, chẳng hạn như ngày bắt đầu trước ngày kết thúc.
– Khi tạo các trường tùy chỉnh, bạn nên chọn danh sách chọn thay vì văn bản, nếu có thể. Các trường phụ thuộc và quy tắc xác thực cũng có thể giúp đảm bảo rằng các giá trị bổ sung khớp với nhau.
3. Tính hợp lệ của dữ liệu
– Dữ liệu có giá trị khi nó càng chính xác càng tốt. Ví dụ: khi tất cả mã bưu điện của Salesforce có định dạng phù hợp và khớp với mã bưu điện thực ở một quốc gia nhất định hoặc khi tài khoản doanh nghiệp có địa chỉ chính xác.
– Một số chiến lược để đảm bảo dữ liệu Salesforce của bạn hợp lệ bao gồm:
-
- Đối sánh dữ liệu với một nguồn đáng tin cậy như Data.com hoặc ZoomInfo , chẳng hạn, xác thực địa chỉ tài khoản trong cơ sở dữ liệu bên ngoài.
- Chuẩn hóa các tùy chọn trong một tập hợp các lựa chọn cố định, như danh sách chọn hoặc tra cứu các bản ghi hiện có, nếu có thể; tận dụng các bộ giá trị danh sách chọn khi bạn tạo cùng một trường danh sách chọn trong các đối tượng khác nhau; hoặc sử dụng các quy tắc xác thực để xác thực một định dạng nhất định trong một trường khi bản ghi được lưu, chẳng hạn như định dạng của một số điện thoại. Đặt quy ước đặt tên cho các bản ghi, chẳng hạn, liên quan đến cách đặt tên các cấp khác nhau của Hệ thống phân cấp tài khoản.
4. Tuổi của dữ liệu và dữ liệu bị thiếu
– Thông tin, chẳng hạn như chi tiết liên hệ của doanh nghiệp, không được cập nhật định kỳ sẽ trở nên lỗi thời sau một thời gian nhất định. Các báo cáo là đồng minh của bạn khi cần theo dõi các hồ sơ chưa được sửa đổi trong một thời gian dài.
– Nhưng, nếu có điều gì đó tồi tệ hơn dữ liệu cũ, đó là dữ liệu bị thiếu. Ví dụ: khi công ty của bạn có 100 khách hàng, nhưng chỉ một nửa trong số họ được thêm vào Salesforce. Một quy tắc chung để ngăn chặn dữ liệu bị thiếu là thực thi triết lý “nếu dữ liệu không có trong Salesforce, thì dữ liệu đó không tồn tại”, có nghĩa là người dùng Salesforce sẽ chỉ được thưởng cho công việc của họ nếu họ ghi lại tất cả các chi tiết liên quan trong Salesforce.
5. Tính duy nhất của dữ liệu
– Dữ liệu trùng lặp đồng nghĩa với sự kém hiệu quả, vì nó có tác động tiêu cực đến sự phối hợp nhóm và có thể gây tổn hại đến danh tiếng của công ty bạn trước khách hàng.
– Các đại diện bán hàng khác nhau có thể đang cố gắng hoàn tất giao dịch với cùng một khách hàng để thông tin khách hàng được chia thành nhiều bản ghi, làm cho quy trình bán hàng của bạn trông lớn hơn thực tế.
– Chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng chiến lược quản lý bản sao phù hợp ngay từ đầu, vì các bản ghi trùng lặp khó dọn dẹp hơn nếu chúng tồn tại lâu hơn trong hệ thống.
– Để ngăn các bản ghi trùng lặp, trước tiên bạn có thể tận dụng Quy tắc trùng lặp có sẵn của Salesforce . Nếu bạn cần một giải pháp phức tạp hơn, bạn có thể cài đặt các ứng dụng quản lý trùng lặp từ AppExchange.
– Ngoài ra, các quy tắc xác thực cũng có thể hữu ích để ngăn các bản ghi liên quan trùng lặp, chẳng hạn như có hai cơ hội mở đồng thời. Trong trường hợp có nhiều Người dùng làm việc trên cùng một giao dịch, hãy nhớ tận dụng Nhóm cơ hội và Tách cơ hội để đảm bảo người dùng không tạo Cơ hội trùng lặp.
Tổng kết
– Dữ liệu sạch sẽ làm tăng hiệu quả trong nhóm của bạn, giúp đảm bảo danh tiếng tốt trước khách hàng và thúc đẩy sự chấp nhận của người dùng Salesforce. Nói chung, dữ liệu tốt là yếu tố quan trọng để đưa ra các quyết định kinh doanh tốt.
– Người dùng Salesforce là đồng minh của bạn trong việc duy trì chất lượng dữ liệu tốt. Một chiến lược tốt là khuyến khích người dùng đề phòng chất lượng dữ liệu xấu bằng cách thưởng cho những người quan tâm đến nó. Ngoài ra, bạn có thể thực hiện kiểm tra định kỳ trạng thái dữ liệu Salesforce của mình, điều này sẽ không chỉ giúp bạn theo dõi chất lượng dữ liệu trong tổ chức của mình mà còn giúp bạn xác định các cải tiến mà bạn có thể giới thiệu trong các quy trình Salesforce của mình để đảm bảo dữ liệu của bạn luôn đáng tin cậy nhất có thể.
