Chỉnh sửa nội tuyến trong báo cáo Salesforce là một trong những giấc mơ của tôi kể từ lần đầu tiên tôi khám phá ra các chế độ xem danh sách và niềm vui của việc chỉnh sửa nội tuyến mà chúng mang lại. Tin vui – cả người dùng và quản trị viên cuối cùng có thể bỏ mơ về việc có thể chỉnh sửa nội tuyến trong báo cáo!

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét cách bạn có thể chỉnh sửa nội tuyến trong báo cáo và tìm hiểu về một số cân nhắc quan trọng.

1. Chỉnh sửa nội tuyến là gì?

Chỉnh sửa nội tuyến là khả năng thay đổi giá trị của một trường mà không cần điều hướng đến bản ghi. Chỉnh sửa nội tuyến có nghĩa là có thể cập nhật bản ghi từ một nơi nào đó không phải trang bản ghi, chẳng hạn như chế độ xem danh sách hoặc báo cáo. Nó có nhiều lợi ích bao gồm việc ít nhấp chuột hơn và người dùng chấp nhận nhiều hơn các tính năng trong Salesforce.

2. Báo cáo của Salesforce là gì?

Báo cáo Salesforce tiêu chuẩn là thứ chắc chắn mọi quản trị viên và hầu hết là những người dùng nâng cao đã quen với việc xây dựng ngày này qua ngày khác để trực quan hóa dữ liệu theo nhiều cách khác nhau.

Các báo cáo đại diện cho cơ sở phân tích của Salesforce cũng như một giải pháp thay thế năng động, thân thiện với người dùng và đẹp hơn nhiều cho bảng tổng hợp và nhiều công thức excel. Cho đến gần đây, chúng là cách quan trọng để xem dữ liệu Salesforce. Tuy nhiên, báo cáo chỉ cho phép bạn xem dữ liệu, không sửa đổi nó.

3. Báo cáo của Salesforce với danh sách

Một trong những câu hỏi người dùng thường xuyên nhất mà tôi gặp chắc chắn là “Làm cách nào để xuất các Cơ hội của mình để cập nhật từng cơ hội vào trong Excel?”.

Điều này đưa ra một số vấn đề. Đầu tiên, chúng tôi không muốn người dùng chỉnh sửa dữ liệu bên ngoài Salesforce! Thứ hai, quyền ‘Xuất Báo cáo’ không cung cấp kiểm soát chi tiết đối với những đối tượng nào có thể được xuất, do đó với quyền này, người dùng có thể xuất bất kỳ báo cáo nào và dữ liệu của báo cáo đó nếu họ có quyền truy cập vào báo cáo. Để tránh rò rỉ dữ liệu có thể xảy ra, giải pháp thay thế là đề xuất sử dụng chế độ xem danh sách để cập nhật các trường Opportunitiy khác nhau.

Với các quyền phù hợp được chỉ định, người dùng có thể chỉnh sửa các trường nhất định, cho tối đa 200 bản ghi cùng một lúc.

Có một số hạn chế khi nhắc người dùng sử dụng chế độ xem danh sách:

      • Không có quyền xem ‘Manage Public List’, chúng không thể được chia sẻ.
      • Người dùng có quyền xem ‘Manage Public List’ có thể chỉnh sửa / xóa tất cả các chế độ xem danh sách công khai hiện có khỏi bất kỳ đối tượng Standard hoặc Custom.
      • Chế độ xem danh sách ít được sử dụng hơn báo cáo và thường ít quen thuộc hơn, dẫn đến nỗ lực áp dụng.
      • Kiểm tra các hạn chế khác dựa trên loại trường và đối tượng.

4. Chỉnh sửa nội tuyến trong báo cáo

Những hạn chế xung quanh chế độ xem danh sách, cũng như nhu cầu lớn để cải thiện khả năng báo cáo gốc, đã khiến việc chỉnh sửa nội tuyến trong báo cáo Salesforce trở thành hiện thực.

Với việc phát hành chức năng mới này, Salesforce đã nâng cấp trải nghiệm của người dùng của họ lên đáng kể và mặc dù vẫn còn ở giai đoạn Beta, nhưng các khả năng này dường như được mở rộng với mọi bản phát hành.

Thiết lập chỉnh sửa nội tuyến trong báo cáo

Tương tự như Dynamic Gauge Charts, Chỉnh sửa nội tuyến trong Báo cáo có thể được bật từ cài đặt báo cáo và Dashboard.

Những gì có thể được chỉnh sửa trong báo cáo?

Có một số loại trường giới hạn có thể được chỉnh sửa. Salesforce đã nỗ lực đáng kể để cải thiện điều này và trong cập nhật mới, nhiều trường khác đã có sẵn.

Điều đầu tiên tôi muốn thử là chỉnh sửa Opportunities như thể tôi là Sales Rep. Thực tế là ban đầu không có danh sách chọn và trường ngày chuẩn là một nhược điểm. Với bản cập nhật mới đây, đây không còn là vấn đề nữa và các thành viên trong nhóm Sales cũng như Sales Ops có thể chỉnh sửa các trường Opportunity chính như ‘Stage’, ngay trong báo cáo!

Mỗi lần chỉ hỗ trợ một thay đổi và báo cáo sẽ làm mới ngay sau khi nhấn “Save” để phản ánh thông tin cập nhật nhất.

Điều đó có nghĩa là gì? Điều đó có nghĩa là bạn chỉ có thể cập nhật một trường trên một bản ghi tại một thời điểm. Tôi không thể chỉnh sửa nhiều trường ‘Close Date’ trên nhiều bản ghi rồi lưu. Tôi sẽ cần thực hiện một thay đổi duy nhất và sau đó thực hiện các chỉnh sửa đối với trường khác trên một bản ghi khác, lặp lại quy trình nhiều lần nếu cần.

Nếu bạn muốn cập nhật hàng loạt hồ sơ ngay hôm nay, chế độ xem danh sách là công cụ dành cho bạn.

Salesforce sẽ thực hiện việc chỉnh sửa đồng thời nhiều hàng và cột từ các bản ghi khác nhau ngay trong trang chạy báo cáo.

Không chỉ chỉnh sửa nội dòng hàng loạt sẽ khả dụng trong báo cáo mà còn việc thay đổi một trường sẽ làm cho các trường liên quan khác hiển thị là Đang chờ xử lý cho đến khi báo cáo được lưu – ví dụ: thay đổi Tên tài khoản trên Cơ hội sẽ đánh dấu giá trị Nhân viên là Đang chờ xử lý tùy theo trên bản ghi Tài khoản.

Kích hoạt người dùng

Một trong những lợi ích của việc sử dụng báo cáo là khả năng người dùng chấp nhận đã khá cao. Người dùng của bạn đã quen với việc tạo và sử dụng báo cáo, do đó, việc áp dụng chỉnh sửa nội tuyến cho báo cáo sẽ là một miếng bánh – nó sẽ thêm chức năng bổ sung cho những thứ họ đã làm, nhưng với ít nhấp chuột hơn và xuất ra được file Excel

Cập nhật ‘Next Step’ về Cơ hội có thể chứng minh điều quan trọng đối với Người quản lý bán hàng để biết chính xác giao dịch sẽ tiến triển như thế nào. Thay vì mở các Cơ hội riêng lẻ và tìm kiếm trường trên bố cục, các Đại diện bán hàng giờ đây có thể mở báo cáo từ trang tổng quan của nhóm và nhập ghi chú của họ trong khi thậm chí sử dụng biểu đồ để lọc hồ sơ tốt hơn.

Đối với các tổ chức phức tạp hơn, một lợi thế lớn khác chắc chắn sẽ là khả năng cô lập dữ liệu tốt hơn với việc sử dụng các bộ lọc chéo trong báo cáo, đây không phải là một tùy chọn khi sử dụng chế độ xem danh sách.

Lưu ý : Một điều khác mà các báo cáo và chế độ xem danh sách hiện nay có điểm chung là các trường có thể chỉnh sửa sẽ có bút chì xuất hiện khi di chuột qua chúng, trong khi các trường không thể chỉnh sửa sẽ hiển thị một ổ khóa. Điều này sẽ đảm bảo rằng người dùng sẽ không mất thời gian thử đi thử lại nhiều lần để thực hiện thay đổi.

5. Các trường hợp chỉnh sửa nội tuyến trong báo cáo Salesforce

Cập nhật bản ghi liền mạch

Chỉnh sửa nội tuyến trong báo cáo không chỉ dành cho nhóm Sales! Chỉnh sửa trường nội tuyến cũng có thể tiết kiệm thời gian cho các nhóm Hỗ trợ và Tiếp thị. Ví dụ: nếu nhóm Tiếp thị đang sử dụng Chiến dịch Salesforce, chắc chắn có ít nhất một bảng điều khiển được sử dụng để theo dõi hiệu suất hoặc có thể là các KPI khác.

Với chức năng mới này, các nhà tiếp thị không phải đi sâu vào các bản ghi riêng lẻ nữa và sau đó quay trở lại báo cáo mà thực sự có thể thực hiện các điều chỉnh đối với các trường chính khi họ tiếp tục.

Chỉnh sửa dữ liệu

Tính năng này cũng rất có lợi cho bản thân tôi và các Quản trị viên đồng nghiệp của tôi. Khi khắc phục sự cố tự động hóa khác nhau được kích hoạt bởi các thay đổi giá trị, chẳng hạn như boolean hoặc có thể là ngày, chúng tôi thường sử dụng báo cáo để đo lường tác động của số lượng bản ghi.

Miễn là các quyền của trường được áp dụng và trường không được đánh dấu là chỉ đọc trên bố cục, các bản ghi có thể được chỉnh sửa lần lượt để thực hiện thử nghiệm như vậy mà không cần phải mở 20 tab và chuyển đổi giữa chúng – nếu điều đó không làm cho cuộc sống dễ dàng hơn, tôi không biết là gì.

6. Tổng kết

Chỉnh sửa nội tuyến trong các báo cáo là một chức năng có giá trị chắc chắn sẽ giúp bạn thúc đẩy sự chấp nhận của người dùng trong khi vẫn giữ họ trong Salesforce thay vì các công cụ bên ngoài, chẳng hạn như Excel.

Nếu bạn mới sử dụng Salesforce hoặc chỉ muốn tìm hiểu thêm về Báo cáo, vui lòng kiểm tra các mô-đun đi trước chuyên dụng của Salesforce trên Trailhead.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.

I agree to these terms.

JOIN OUR NEWSLETTER